הוספה של החתימה להודעה

לאחר יצירת החתימה, יש אפשרות להוסיף אותה לכל ההודעות החדשות שנשלחות, לכל ההודעות שמשיבים עליהם, לאלו שמעבירים אותן או רק להודעות ספציפיות.

רוב תוכנות הדוא"ל עובדות באופן דומה, לכן תוכנת הדוא"ל Outlook נבחרה להדגמה כיצד יש לצרף קובץ כזה.

להוספה אוטומטית של חתימה לכל ההודעות החדשות,לאלו שמעבירים ולאלו שמשיבים עליהם - 

1. בחלון הראשי של Microsoft Outlook, בתפריט כלים, יש ללחוץ על אפשרויות ולאחר מכן יש לבחור בלשונית תבנית דואר. 

2. ברשימה חבר בתבנית הודעה זו, יש ללחוץ על תבנית ההודעה בה יש רצון להשתמש עבור החתימה.

3. תחת חתימות, יש לבחור בחשבון דואר-אלקטרוני שמעוניינים לצרף את החתימה להודעות שישלחו ממנו, ולאחר מכן יש לבחור בחתימה בה יש רצון להשתמש עבור הודעות חדשות, וכן יש לבחור בחתימה בה יש רצון להשתמש עבור הודעות מענה והודעות מועברות.

להוספה ידנית של חתימה בהודעה אינדיבידואלית -

תכונה זו אינה זמינה אם Microsoft Word הוא עורך הדואר-אלקטרוני. בתפריט כלים, יש ללחוץ על אפשרויות ולאחר מכן יש לבחור בלשונית תבנית דואר. ברשימה תבנית הודעה קיימת האפשרות: השתמש ב-Microsoft Office Word 2003 לעריכת הודעות דואר אלקטרוני, אם אפשרות זו מסומנת יש לבטל אותה.               

1. יש ליצור או לפתוח הודעה.

2. בגוף ההודעה, במקום המיועד לכתיבת הטקסט יש למקם את הסמן במקום הרצוי להוספת החתימה.

3. בתפריט הוספה, יש להצביע על חתימה ולאחר מכן יש ללחוץ על החתימה הרצויה.

אם החתימה הרצויה אינה נמצאת ברשימה, יש ללחוץ על עוד ובתיבה חתימה יש לבחור את החתימה הרצויה.