אתיקה של הודעות דוא"ל

כאשר אנשים מדברים, הם מצפים שאנשים אחרים ישמרו על כללי התנהגות מסוימים. אותו דבר נכון בתקשורת מקוונת . הנה כמה עזרים שיעזרו לגולשים לתקשר בצורה אפקטיבית יותר.

1. יש לסכם בצורה ברורה את תוכן ההודעה בשורת "הנושא" (subject).

אם נותנים כותרת מתאימה להודעות, זה עוזר לאנשים לארגן את הדוא"ל שלהם ולקבוע לו סדרי עדיפויות.

2. לא כדאי להשתמש ב-"עותק" כדי להעתיק את ההודעות לכולם.

זה נכון במיוחד בעבודה. כיום כולם מקבלים יותר מידי הודעות דוא"ל. הודעות לא נחוצות מרגיזות. אם רק אנשים מעטים צריכים באמת לקבל את ההודעה, אז יש לשלוח אותה רק אליהם.

באותו אופן, כאשר משיבים על הודעת דוא"ל, אין לענות לכל המקבלים. על ידי בחירה ב-"השב לכולם" או על לחצן דומה כאשר משיבים על הודעה, המשתמש עשוי למצוא עצמו משגר את התשובה שלו אל כל החברה.

3. יש השתמש ב-"עותק מוסתר" (BCC) כאשר נשלחת הודעה שצריכה להגיע אל קבוצה גדולה של אנשים שלא בהכרח מכירים זה את זה.

בדיוק כמו שזה לא מנומס לגלות מספר טלפון של אדם בלי ידיעתו, כך זה לא מנומס לגלות את כתובת הדוא"ל שלו. למשל, כאשר נשלחת הודעת דוא"ל ל-30 אנשים ומשתמשים ב-אל (To) או ב-עותק(CC)  כדי לכתוב שם את הכתובת, כל 30 האנשים רואים זה את כתובת הדוא"ל של זה. על ידי שימוש ב-עותק מוסתר, כל מקבל רואה רק שתי כתובות דוא"ל: שלו ושל השולח.

4. יש להקפיד על הודעות קצרות וממוקדות.

לא הרבה אנשים נהנים לקרוא ממסך המחשב שלהם, ופחות מהם נהנים לקרוא מתוך המסכים הזעירים של הטלפון הסלולארי, הביפרים ואמצעים ניידים נוספים ההופכים להיות יותר ויותר פופולאריים. המקבלים נוטים להתעלם מהודעות ארוכות אלה. לכן יש צורך לכתוב הודעות קצרות וענייניות.

5. אל תכתוב שום דבר שלא היית רוצה לומר בפומבי.

כל אחד יכול בקלות להעביר את ההודעה שלך ב-השב, גם אם זה נעשה בטעות או בתמימות, זה עשוי להעמיד אותך במבוכה אם אתה מגלה ידע אישי או סודי. אם אתה לא רוצה לחשוף משהו, שקול להשתמש בטלפון.

6. יש להשתמש ב-"סמיילי" כדי לוודא שהמשפט יובן באופן נכון.

בדרך כלל משתמשים ב-"סמיילי" בהודעות דוא"ל אישי וזה לא מתאים להודעות דוא"ל עסקיות, כמעט ולא משתמשים בהם במשרד. אם מה שהמשתמש כותב דורש "סמיילי" כדי שיובן יותר טוב, קרוב לוודאי שלא כדאי לשלוח את המסר הזה בדוא"ל. אפילו עם "סמיילי", ייתכן שהמקבל לא יבין אותך.

יש להשתמש בסמיילי כדי לתמוך משפט ולחזק את המשפט. זה לא מנומס לכתוב משהו מרושע או פוגע ואז להוסיף סמיילי מאושר בסוף המשפט.

7. יש להימנע משליחת הודעות דוא"ל למספר רב של אנשים.

הודעת דוא"ל הנשלחת למספר רב של משתמשים עשוי להיחשב לדוא"ל-זבל. לכן רצוי להימנע מכך, אלא אם כן יש סיבה חשובה לעשות זאת.