ניהול חשבון הדוא"ל

בכל יום מיליארדי הודעות דוא"ל נשלחות ברשת האינטרנט. אם זה נראה כאילו רובם עושים את דרכם אל תיבת הדוא"ל שלכם, אתם לא לבד. "הצפה", זה מה שרבים מהמשתמשים מרגישים לגבי התקשורת האלקטרונית הזו. החדשות הרעות הן שזה רק ילך ויחמיר ככל שהנפח של הדוא"ל יגדל. החדשות הטובות הן שהמשתמש יכול להימנע מלטבוע בים הודעות הדוא"ל על-ידי נקיטת מספר צעדים פשוט.

1. הקמת חשבונות עסקיים ופרטיים נפרדים.   

הפרדה בין העבודה והחיים הפרטיים, ובמיוחד בגלל הסיבה שבהמון ארצות המעסיקים יכולים, באופן חוקי, לסקור הודעות דוא"ל הנמצאות בשרת הדוא"ל של החברה. האם המשתמש באמת מעוניין שהבוס יקרא את הבדיחות "הגרועות"? שימוש בחשבונות דוא"ל נפרדים מראים בנוסף כי העובד לא מתעסק בעניינים פרטיים בזמן העבודה.

2. לפתח שיגרה.

יש להשיב להודעות הדוא"ל בזמנים קבועים במשך היום, למשל בתחילת היום זה הדבר הראשון שעושים, ופעם הבאה בשעות אחר-הצהריים המאוחרות. צעד זה ימנע מהודעות דוא"ל המגיעות להפריע למשתמש בעיסוקיו השונים.

3. סדור תוכנת הדוא"ל לצפייה מהירה.

בתוכנות הדוא"ל הקיימות היום, כגון Microsoft Outlook, המשתמש יכול להתאים באופן אישי את תצוגת המסך לשם צפייה מהירה. באופן אידיאלי המשתמש יהיה מעוניין לראות מיהו השולח, את הנושא ולהיות מסוגל לקרוא את מספר השורות הראשונות של המסר.

4.  סריקת ההודעות החדשות ומחיקת דוא"ל זבל.

דוא"ל זבל הפך להיות מציאות קיימת בחיים האלקטרוניים, לכן יש לפעול בחוכמה. סריקה מהירה של נושאי ההודעה וקריאת שורה או שתיים מההודעה, אם חייב, צריכה להספיק כדי לזהות אם מדובר בדוא"ל זבל. אם כן, אז יש למחוק את ההודעה. מחיקת הודעות דוא"ל זבל יכולה להקטין בחצי ואף יותר את תיבת הדואר הנכנס, ומספקת עידוד פסיכולוגי כשיש צורך להתמודד עם חמישים הודעות במקום עם מאה!

5.  שימוש במסננים.  

להפחתת  נפח הדוא"ל בעתיד, יש להשתמש בכלי סינון הנמצאים בתוכנת הדוא"ל. המסננים הללו מאפשרים למשתמש לחסום הודעות הנשלחות מכתובת מסוימת, זוהי דרך נהדרת להפחתת הודעות דוא"ל זבל. המשתמש יכול גם לנתב באופן אוטומטי הודעות הנשלחות מכתובת מסוימת לתוך תיקיות שהוא הכין. למשל, אם המשתמש שייך לקבוצת דיון, אז הודעות הקשורות לזה ינותבו לתיקייה שהוכנה לשם כך, במקום לתיבת הדוא"ל הנכנס.

6. ארגון הודעות הדוא"ל בקבוצות.

יש ליצור סידרה של תיקיות כדי שאפשר יהיה לקטלג את הדוא"ל הנכנס, כדאי לתת לתיקיות שמות פעילות שיש לנקוט, למשל "לטיפול", "לצפייה" וכדומה, וכן שמות לפי נושאים, למשל "טיול", "הודעות חדשות", "בדיחות" וכדומה. לאחר קבלת הודעות חדשות, יש תייק אותם לתייק אותם לפי הקטגוריות. ההודעות שנשארו בתיבת הדוא"ל הנכנס הן אלו ההודעות הדורשות טיפול מיידי, יש להתייחס אליהם ואז לקטלג גם אותם.

7.  לענות בקצרה.

כולם לחוצים בזמן בימים אלו, לכן יש לדאוג שהתשובות תהיינה קצרות וענייניות. הודעות דוא"ל פיתחו סגנון מקוצר ייחודי שלא קיים ולא נדרש בהתכתבות רגילה.

8.  הכנת תשובות מראש. 

ישנם מצבים שהמשתמש ימצא את עצמו נשאל את אותם שאלות שוב ושוב. כדי לחסוך זמן וכדי למנוע הקלדה חוזרת של התשובה, יש להשתמש בפונקציות "העתק" ו-"הדבק" מתוך תשובה מוכנה ולערוך לפי הצורך.