מהי מערכת LCMS?

LCMS (Learning Content Management System) היא סביבה ממוחשבת שבה מפתחי תוכן יכולים ליצור, לאחסן ולשדר תוכן, מתוך מאגר נתונים המכיל את תכני הלימוד. התכנים המשולבים במערכת, מבוססים לרוב על עצמי למידה (Learning Object), שבהם כל פיסת מידע "מתויגת" לתוך מסד נתונים על פי פרמטרים מזהים (כגון: נושא, מחבר, מילות מפתח וכיו"ב), תכונה המאפשרת יצירת רצף למידה חדש, לדוגמה קורס, ע"י משיכת מספר עצמי למידה קיימים ממסד נתונים ויצירת ישות למידה חדשה. ניהול מאגר התכנים במערכות LCMS מבוסס בדרך-כלל על "צורת סידור" של התוכן באופן שיאפשר איתור עצם למידה ושליפתו ממאגר הידע בצורה נוחה ומהירה.

תחום מערכות ה-LCMS חדש יחסית בעולם, ובישראל בפרט, אך כבר כיום ניתן לראות כי ארגונים מפנימים את ההבדלים שבין מערכות ניהול ידע למערכות ניהול למידה ומערכות ניהול תכני למידה (LCMS).

יצירת מאגר (מחסן) עצמי לימוד מרכזיים

יצרת מאגר עצמי לימוד מרכזיים, תהווה מסד נתונים מרכזי בו מאוחסנים ומנוהלים כל עצמי הלימוד. מערכת ה-LCMS, מאחזרת עצמי לימוד לשתי מטרות:

1. לספק ללומד את צורכי הידע האישיים שלו.
2. ליצור יחידות לימוד או קורסים בהתאם למטרות הלימודיות השונות עבור הדרג המנהל את הלמידה.

התוצר הסופי ההדרכתי עשוי להיות מועבר דרך הרשת, על-גבי תקליטורים ועוד. ניתן להשתמש בכל עצם לימוד מספר לא מוגבל של פעמים. שימוש בקידוד XML יוצר הפרדה בין התוכן לבין לוגיקת התכנות והקוד, ומאפשר את שלימות ומהימנות המידע הנשמר ללא קשר לפלטפורמת ההעברה.

כעת נסקור כמה נקודות עיקריות שמערכת LCMS באה לפתור:

• מערכת אוטומטית לחילול תכנים – יישום זה נועד ליצור עצמי לימוד הניתנים לשימוש חוזר אשר יהיו זמינים ממאגר עצמי הלימוד המרכזי. היישום הופך את תהליך יצירת עצמי הלימוד לתהליך פשוט ואוטומטי: תבניות ותסריטים התואמים את אושיות פיתוח ההדרכה זמינים ליצרני התוכן המורשים. שימוש בתבניות אלו מאפשר ליצרני התוכן ליצור קורס שלם אם ע"י שימוש בעצמי לימוד קיימים ממאגר עצמי לימוד המרכזי או ע"י יצירת עצמי לימוד חדשים או ע"י שילוב של השניים.
• מנשק העברה דינמי – מנשק התצוגה וההעברה של LCMS מאפשר את הצגת עצמי הלימוד על בסיס פרופיל הלומד, תכונות המעקב באופן אישי, קישורים לחומרים תומכים וכיו"ב. המנשק ניתן לשינוי ולהתאמה ע"י הארגון: לדוגמה, התוכן יכול להיות מוצג בדפדפן הכולל את סמל החברה, את הקו העיצובי הייחודי לה וכדומה.
• מערך ניהול והרשאות – יישום זה מאפשר לנהל מעקב אחר נתונים על הלומד, לשגר קורסי למידה מרחוק מקטלוג של קורסים, לעקוב ולדווח אחר התקדמות כל לומד ולספק פונקציות ניהוליות בסיסיות. הנתונים המיוצרים ע"י יישום זה, יכולים להיות מוזנים אל מערכות ניהול למידה (LMS) העוסקות יותר בהיבט הניהול הכולל של מערך ההדרכה כולו בארגון.

LCMS ולמידה מרחוק

מערכות LCMS מהוות את החוליה המקשרת בין ניהול ידע ל-e-learning. ראשית, נעמוד על ההבדלים האידיאולוגיים בין תחומי ניהול הידע ל-e-learning:

• השוני המהותי ביותר הוא בדרך שבהם תוכן לימודי ותוכן ידע "עטופים". תוכן "ידע" אינו כולל את המטרות ההתנהגותיות המדויקות אליהן שואף התוכן הלימודי, וכן אינו משלב בתוכו את תפיסת העיצוב ההדרכתי/מתודולוגי שתוכן לימודי נלמד על-פיו.
• מתודולוגיות ההערכה של מערך e-learning שונות ממתודולוגית ההערכה של ניהול ידע. ב-e-learning ההערכה ניתנת למדידה ומבוססת על ביצוע מעקב אחר הלומד, ושימוש במבחני הערכה רשמיים, בעוד שבניהול ידע ההערכה מבוססת על מדידת תרומתו של המשתמש הבודד ל"תהליך".
• פתרונות e-learning וניהול ידע מושפעות מרמות ניהוליות שונות בארגון.
  e-learning נתפס כפתרון טקטי לצורך מוגדר ומדויק ובד"כ היזמה מגיעה משכבת הניהול היותר זוטרה. ניהול ידע נתפס לעומת זאת, כפתרון אסטרטגי, פחות ממוקד במטרותיו הסופיות והיוזמה אליו  בד"כ מקורה משכבות הניהול הבכירות ביותר בארגון.

היעילות של מערכת LCMS והאופי הממוקד של חווית הלמידה שהיא מספקת, הופכים אותה למרכיב אידיאלי לכל תכנית ניהול ידע ארגונית טיפוסית בארגון.

LCMS ותרומתה לארגון

שימוש במערכות LCMS יקל על התקשורת בין כל מרכיבי שרשרת הערך של הארגון דרך חווית למידה יעילה. מנקודת מבט עסקית או לימודית, מערכת LCMS עשויה לתרום לארגון במספר דרכים:

• ניהול תוכן – תהליך רשמי של המרה, איסוף וארגון של הנכס האינטלקטואלי של הארגון במיקום אחד מוגדר, בצורה של עצמי לימוד, חיוני על-מנת להבטיח שהידע נשמר באופן יעיל. תהליך זה מקטין את הזמן והעלויות של משתמשים בודדים, שיצירה של תוכן זהה נמנע מהם, וכן את הזמן שבחיפוש אחר מידע מסוים בתוך הארגון. כמו-כן, הדבר מונע עזיבה ו"התנדפות" של מידע מהארגון בעקבות מעבר או קידום של אדם זה או אחר.
• למידה – הידע האגור בראשם של בני האדם מהווה הן את "עמוד השדרה" והן את ה"תוצר הסופי" של כל מערכת ניהול ידע, על כן לארגון אינטרס ראשון במעלה להבטיח סביבת למידה גמישה ויעילה לרשות העובדים שלה. ה"חומר הנכון בלבד" בלמידה, המועבר ע"י מערכת LCMS, מהווה בבירור יתרון לתכנית ניהול הידע של הארגון.
• מעקב מומחים – אם ארגון מעוניין לנצל את היתרון של ההון האנושי, הוא חייב לקבוע מי יודע מה ואיפה אותו אדם נמצא או היכן אפשר להשיגו. מערכת LCMS יכולה לעזור ללומדים לאתר את מומחי התוכן הנכונים בזמן הקצר ביותר.
• שיתוף פעולה – קיומה של הידודיות בין המומחים לבין הלומדים יוצרת  בד"כ מקור ידע נוסף. מערכת LCMS יכולה לקדם שיתוף פעולה ע"י הגשת עצמי לימוד למשתמש בצירוף מידע לגבי יוצרו. כך יכול המשתמש לפתור ולעקוב אחר נושאים לא פתורים או סתומים, ולחלוק תובנות חדשות מול מומחה התוכן או מול משתמשים אחרים. כך מגשרת מערכת LCMS הלכה למעשה בין הפערים שבין ניהול ידע ללמידה, בעיקר כאשר עוסקים בתוכני הלמידה של הארגון. עם מערכת LCMS, משתמשים מהארגון יכולים להתנהג הן כמומחי תוכן ויוצרי תוכן והן כמשתמשים.

ניתוח מקרה לדוגמה

במקרה שלפניכם, הוכרז על מוצר חדש או "שחרור" של מוצר תוכנה חדש – בשיטה המסורתית תהליך הפיתוח וההעברה של הדרכה על המוצר החדש הוא מקוטע – לא רציף וחסר המשכיות. כעת ננסה לנתח את הבעיה ולפתור אותה באמצעות מערכת LCMS:

מחלקת הדרכה יוצרת חומרי לימוד המכוונים לאנשי שיווק ומכירות. בהמשך, מחלקת השיווק והמכירות מכינים מצגות והדגמות מקוונות (באמצעות e-learning) לטובתם של מחלקות אחרות להן אינטגרציה עם שיווק ומכירות והלקוחות. מחלקת תמיכה ושרות לקוחות עונה על שאלות ללקוחות פוטנציאלים ומספקת תמיכה לרוכשי התוכנה. יתרה מזו, התוכנה החדשה עשויה לכלול מרכיב של EPSS (Electronic Performance Support System). מרכיב זה משמש מערכת אלקטרונית תומכת ביצוע, דהיינו, עזר עבודה מקוון המספק לעובד גישה למידע, ידע וכלים המאפשרים לו  לבצע את עבודתו תוך הסתייעות מועטה בהדרכה/עובדים אחרים (לדוגמא: מסמכים עםHypertext , פורומים, מאגרי נתונים וכלים נוספים שמטרתם לספק מידע לפתרון בעיות במהלך העבודה).

כיוון ש-LCMS מנהל תוכן בראש ובראשונה באמצעות יישום XML, הרבה יותר קל לבצע המרות של התוכן מ-e-learning לתצורות אחרות של תוכן, כגון: דפים רגילים (hard copy) , חוברות לשיווק וכדומה, וכך לשרת את צורכי התוכן של המחלקות השונות בתהליך המתואר לעיל. כמו-כן, מערכת LCMS יכולה לתרום רבות ליצירת המשכיות במעבר התכנים בין גורם אחד לאחר בארגון, ובאופן כזה לשפר את יעילות ההדרכה של מוצר חדש.