שליחה וקבלת הודעות דוא"ל

על מנת לקבל דוא"ל, נדרש המשתמש לחשבון הרשום על שמו בשרת הדואר, בדומה לכתובת מגורים הנדרשת על מנת לקבל מכתבים. מאידך, אחד היתרונות הבולטים של דוא"ל על פני דואר רגיל הינה האפשרות לקבלו בכל מקום על ידי התקשרות לשרת הדואר ומשיכת ההודעה למחשב המשתמש.

על מנת לשלוח דוא"ל נדרש המשתמש לחיבור לרשת האינטרנט ולגישה לשרת דואר אשר יעביר את הודעותיו. הפרוטוקול הסטנדרטי המשמש לשליחת דוא"ל ברשת האינטרנט הינוSMTP – Simple Mail Transfer Protocol אשר עובד בצמידות לשרתי POP – Post Office Protocol.

כאשר שולח המשתמש דוא"ל מנתב המחשב את הודעתו לשרת SMTP. השרת בודק את הכתובת המצויינת בדוא"ל (בדומה לכתובת מגורים המצוינת על גבי המעטפה) ומעביר הלאה את הודעתו לשרת הדואר של הנמען, שם היא נשמרת עד למשיכתה. ניתן לשלוח דוא"ל לכל יעד בעולם ולכל משתמש אשר בבעלותו כתובת דוא"ל. כיום מרבית ספקי שירותי האינטרנט ומרבית שירותי האינטרנט המקוונים המרכזיים מספקים לפחות תיבת דואר אחת עם כל פתיחת חשבון.

נסה   שלח לעצמך הודעת דוא"ל. לחץ על קישור זה. כאשר יופיע חלון עריכת הדוא"ל הדפס את כתובתך בשדה היעד ( TO: ). מלא את שדה הנושא ( SUBJECT ). כתוב הודעה קצרה. כעת לחץ על לחצן השליחה ( SEND ).   תוך פרק זמן קצר אמורה להגיע הודעתך אל תיבת הדואר שלך