היתרון המרכזי של רשימות דיוור על פני קבוצות דיון פומביות טמון בקבלת ההודעות באופן אוטומטי לתיבת הדואר של המנוי, ללא צורך לחפש במקום מסוים אחר ההודעות.

תעבורת הדוא"ל שמקורה ברשימות הדיוור מנוהלת באופן אוטומטי על ידי תוכנות ייעודיות לניהול רשימות דיוור (MLMs – Mailing List Managers). שתי התוכנות הנפוצות לכך הן Listserv ו – Majordomo.

כיצד להיות מנוי ?

כל הדרוש למשתמש על מנת להצטרף לרשימת דיוור, הינה כתובת דוא"ל. על מנת להירשם, עליו לשלוח הודעה הכוללת את כתובת תיבת הדוא"ל, למנהל הרשימה (list administrator), אשר בדרך-כלל הינו תהליך אוטומטי ולא אדם המנהל את הרשימה. הודעה זו תביא לצירופה של כתובת הדוא"ל לאותה רשימה. על פי רוב להירשם כמנוי לרשימת דיוור אינו כרוך בתשלום. לאחר הרישום, יקבל הנרשם תגובה לתיבת הדוא"ל שלו, המאשרת את רישומו והנותנת פירוט לגבי חברי הרשימה ואופן ההשתתפות. בהמשך צפוי הנרשם לקבל דוא"ל ממנויי הרשימה האחרים.

על מנת להימחק מרשימת דיוור, נדרש המנוי לבטל את הרשמתו על ידי שליחת הודעת דוא"ל למנהל הרשימה. הודעה זו מכילה את בקשת ההסרה מן הרשימה, בצירוף שם הרשימה וכתובת הדוא"ל של המנוי. תהליך זה שונה מרשימה לרשימה, כתלות במאפייני ה – MLM.

על מנת להימנע מהצפה יומית של הודעות לתיבת הדוא"ל, מתאפשר לעתים למנוי להירשם לגרסה המקוצרת של הודעות רשימת הדיוור. גרסה זו כוללת תמצית תקופתית של כל ההודעות. כמו-כן, לעתים מתאפשר למנוי לגשת ישירות לשרת WEB המכיל את התמצית, ובכך להימנע מתעבורת דוא"ל רבה לתיבה הפרטית.

טיפים

·        עדיף להירשם לרשימת דיוור אחת או שתיים לכל היותר, טרם הרישום לשאר הרשימות - כך ניתן לוודא כי שטף הודעות הדוא"ל אינו חורג מהסביר.

·        יש לשמור את הוראות הרישום לרשימת הדיוור - לאחר הרישום מקבל המנוי הודעה לתיבת הדוא"ל שלו המפרטת כיצד עובדת הרשימה ואף יותר חשוב, כיצד לבטל את המנוי אליה. יש לקרוא ולשמור הודעה זו על מנת להימנע משליחת הודעה למנהל הרשימה הכוללת בקשת עזרה להסרת הרישום.

·        במידת האפשר, עדיף "להקפיא" את המנוי לרשימה בעת היעדרות לזמן ממושך – בדומה להקפאת משלוח עיתונים. ישנן רשימות דיוור הכוללות אופציית הקפאה. אחרות דורשות הסרת הרישום ולאחר מכן רישום מחדש. רשימת דיוור המרבה לשלוח הודעות דוא"ל יכולה להגיע למאות הודעות ביום, דבר שיביא להצפת תיבת הדוא"ל.