אפיון הוא שלב מרכזי במחזור החיים בו מוגדרת מהות המערכת הנדרשת, נבחנת אפשרות של יציאה למכרז ופנייה לספקי חוץ. אפיון הוא "פרויקט לעצמו" הדורש משאבים לא מעטים, מיומנות מקצועית גבוהה, הכרה טובה של הנושא ובקרה הדוקה של הצוות המינהלי (ועדת ההיגוי). אפיון הוא גם השלב הראשון במחזור החיים בו תיתכן התקשרות חיצונית. קלט מרכזי לאפיון הוא מסמך ייזום או תיק תחזוקה של מערכת קיימת.

אז מה זה בעצם אפיון?

בשלב זה פורט המאפיין את הבעיה כפי שהוגדרה בשלב הייזום ופורט אותה לדרישות.

למשל, ממערכת שבשלב הייזום שלה זוהתה בעיה של חוסר יעילות בשיבוץ עובדים למשמרות, תיגזר דרישה שתוגדר כדלקמן: "המערכת תאפשר שיבוץ אוטומטי וידני של עובדים למשמרות עפ"י סט קריטריונים מוגדר מראש".

שימו לב! בשלב זה מוגדר ה-מה. לא מוגדר ה-איך. לא מוגדר איך יתבצע השיבוץ, מהו סט הקריטריונים וכו'. הגדרות האלה נשמרות למנתח ולמעצב שיגיעו בשלבים הבאים.

מתי נגמר האפיון? איך להימנע מאפיון יתר או חסר? אין תשובה מוחלטת לשאלה זו. מקובל לומר שאפיון מגדיר את ה"מה" ועיצוב את ה"איך", או במילים אחרות, שאפיון מתרכז בדרישות הפונקציונאליות והלוגיות של המערכת כפי שהמשתמש מבין ואילו העיצוב מתרכז בפיסיקה ובפתרונות הטכניים.

כלים עיקריים בשלב האפיון:

• Rational Requisite Pro
• Microsoft Office